Longtemps, la messagerie électronique a été un domaine assez figé. En proposant 1 Go d’espace alors que tous ses concurrents proposaient 100 Mo maximum, Google a pu se positionner avec un message très intéressant : “n’effacez plus, ne triez plus, recherchez !”.

Un positionnement qui m’a tout de suite plu, pour deux raisons :

• Le tri des emails est assez contraignant. Cela demande une attention constante que l’on n’a pas forcément.
• Je ne pense pas que le classement des emails soit très utile pour s’y retrouver. C’est plus quelque chose qui sert à se rassurer l’esprit (”ah, c’est bon, tout est ordonné, je peux aller me coucher tranquille”) qu’une méthode très utile pour rechercher efficacement. Quelques cas particuliers me feront mentir (exemple : une catégorie “liste de chose à faire”), mais d’une manière générale, quand on est en phase de recherche, soit on cherche un e-mail écrit par une personne précise, sans vraiment se souvenir du contexte (c’était un e-mail de bob), soit on cherche un message concernant un problème très précis (l’email dans laquelle on m’a donné l’heure d’arrivée du train de bob). Attention, je ne dis pas que le tri est inutile, je dis juste qu’il ne correpond pas à la majorité des problématiques de recherche.

Sur les milliers de mails accumulés en deux ans (je me rapproche des stats de Darwin !), je n’ai aucun problème pour retrouver en moins de 15 secondes les messages qui m’intéressent. Voici donc deux ou trois conseils pour ceux qui ont du mal à s’y retrouver.

Attention, cette méthode ne conviendra peut-être pas à tout le monde : si vous n’êtes pas prêt à supporter l’idée d’avoir 10 000 messages dans votre boîte de réception, ne lisez pas la suite !

Première phase : le tri à la réception des messages

1. Ne rien supprimer.

Comme le dit l’équipe de Gmail, il ne faut rien supprimer. Seuls les newsletters inutiles, les pubs amazon et les arnaques pour expatrier de l’argent du congo méritent de finir à la poubelle.

2. Classer les messages ?

Vous pouvez “tagger” chaque message si vous le souhaitez (Gmail appelle ça des “libellés”). C’est quelque chose de très pratique si l’on échange avec plusieurs personnes sur plusieurs projets différents. C’est à mon avis utile, mais pas indispensable pour s’y retrouver. Un petit conseil pour le nom des tags : utilisez des mots brefs et sans espaces, ça vous permettra d’effectuer quelques recherches rapides par la suite.

Deuxième phase : à la recherche des emails perdus

Quand les emails sont stockés, il s’agit ensuite de les retrouver sans perdre trop de temps. C’est là que le moteur de recherche intervient, et que l’intérêt de Gmail prend tout son sens.

3. La recherche simple.

Bien souvent, la recherche simple (je tape mes mots clés et je fais “chercher”) suffit à trouver ce que l’on cherche, mais c’est parfois un peu plus compliqué. Par exemple, on ne se souvient pas toujours des formulations utilisées : je sais que le message parlait d’aller au cinéma, mais est-ce qu’on a dit “cinéma”, “ciné”, “toile”, “film” ? Une chose que l’on retient très souvent, par contre, est le nom de la personne qui nous a envoyé le message. Et c’est à cet endroit précis que Gmail - avec ses opérateurs de recherche avancée - se révèle très efficace.

4. Les opérateurs avancés : “from:” et “to:”

Gmail permet de retrouver rapidement tous les messages expédiés par une personne (from), ou à l’inverse tout ceux destinés à une personne (to). La requête [from:bobby] cherchera les mails expédiés par bobby, et [to:bobby] cherchera les emails destinés à bobby. Pas besoin de rentrer une adresse email complète, il suffit que le mot soit présent dans la partie gauche de l’adresse e-mail ou dans le nom de l’utilisateur.

On peut bien sûr cumuler les opérateurs dans un seul champ de recherche, par exemple : [from:bobby to:johnny] et chercher bien sûr dans le corps du texte : [from:bobby to:johnny cinéma].

5. La recherche sur les libellés.

Si vous avez choisi de trier les messages à l’entrée et de leur associée des libellés, vous pouvez également affiner la recherche en précisant le libellé, grâce à l’opérateur “label”. Exemple : [label:vacances].

6. Les recherches encore plus compliquées

Si vous n’avez toujours pas trouvé le mail que vous cherchiez, alors il faut sortir l’artillerie lourde et cliquer sur le petit lien “Afficher les options de recherche”, où l’on peut :

• préciser une fenêtre temporelle (du type “5 jours aux alentours du 1er décembre”)
• préciser si le message avait une pièce-jointe
• exclure certains mots clés.

A noter que tous les opérateurs précédemment cités (”from”, “to” et “label”), sont accessibles depuis cette fenêtre “options de recherche”. Pourquoi s’embêter, dans ce cas, à mémoriser le nom des opérateurs pour les utiliser dans le champ de recherche simple ? C’est bien sûr une question de temps : d’un côté on tape quelques mots et on recherche, et d’un autre on tape des mots, on clic dans les champ de texte, on retape d’autre mots, et au final on passe un certain temps à faire des choses pas follement passionnante…

Conclusion

Vous avouerez que tout ça n’est pas bien compliqué, mais c’est une manière de fonctionner très différente du classique tri par catégorie (ou de l’absence pure et simple de tri). Ces deux approches doivent avoir une nom scientifique dans le monde de la documentation, mais je ne les connais pas.
D’autres outils permettent bien sûr d’effectuer des recherches avancées dans ses e-mails, mais aucun des outils majeurs ne permet, à ma connaissance, une recherche aussi souple que celle offerte par Gmail. Copernic, par exemple, lorsqu’il est couplé à Outlook, est très puissant, mais il faut remplir les champs un à un, là où Gmail offre le choix.

D’autres fonctionnalités de Gmail en font un service pour le moment bien au-dessus des autres, nous y reviendrons peut-être.

Disclaimer

Attention, l’utilisation systématique des services de Google pourront peut être, dans un avenir plus ou moins proche, nuire à votre vie privée… Ou pas.